ライバルに差をつける「メモ術」７つのポイント

【ビジネス特報】
　オフィスの人員は減り、仕事の負担は増加。そのくせ、成果主義で、「実績を上げろ」－。会社の無理難題に負けずにライバルに差をつける取っておきのメモ術がある。伝授するのは、「ウケる！発想術」（ブレジデント社）「すごい！メモ術」（実業之日本社）の著者で、作家、コンサルタントなど多彩な顔を持つ中島孝志さん。ポイントを押さえて、プレゼンや仕事の段取りをスマートにこなそう。（2006.02.28紙面掲載）

（１）メモをしないと、大失敗する
　中島さんは、出版社の編集者だった時代、メモ帳を持ち歩き、聞いた話のツボを必ずメモることで、次々と企画をものにしてきた。社会人になりたてのときに大失敗が教訓なった。メモすればおのずと人の話を聞くようになる。　
　「上司といっしょに作家先生のところに行ったんです。でも私は、著名な作家の家や書斎
や本がどんなものかな？　という好奇心ばかりでした」
　上司は作家と打ち合わせをしていたが、中島さんはうわの空で、書斎をきょろきょろ見まわしていた。会社に戻って、上司が言った。「今日の話から、企画を何本か作るように！」。

（２）メモ帳、ＩＣレコーダー、ポストイットをいつも携帯する
　画期的なアイデアはメモなどせずに頭の中に覚える－という方もいるだろう。だが中島さんは言う。「脳科学者によると、人間は１日平均２万ぐらいの想念があり、そのうち９７％は機知のことで、残り３％が新たな発想という。それが価値ある仕事を作り出す宝物なのです。“超画期的なもの”は別として、人はメモをしなければ忘れてしまいます」　

（３）中島流ドンブラート法（＝９コママトリックス）でアイデアを出せ
　アイデアは無関係な事象を結びつけることで、浮かび上がってくる。「アイデアを生み出すコツは化学変化です。Ａだけは思い浮かばず、Ｂだけでもひらめかず、ＡとＢを並べると『ん？』『おっ！』『よし！』と何かが生まれるものです。私が電車の中などでよく使っているのは、ドンブラート法です」
　その方法は次の手順で行う。
　（１）３×３の正方形に区切ったマトリックスを作る
　（２）セルの中央部分にテーマを書きこむ
　（３）テーマの周囲に連想したことを思いつきでどんどん書いていく
　（４）８つのセルに言葉が埋まったら、また３×３のセルを作り、同様の作業を繰り返す。
　これで、アイデアの幅はグンと広くなる。

（４）発想を押さえるポストイットの使い方
　重要な本を読むときポストイットを張るべき個所はどこか？
　「私がポストイットを張る部分は２つ。ひとつは、この著者の言っていることは間違っていると思うところ。もうひとつは自分が気付かなかった新しい考えの部分です。同感した部分はまったく無視です」
　その後、ポストイット部分のキイワードや趣旨をパソコンの中にメモして、いつでも参照できるようにする。

（５）京大式カードを使ってプレゼンテーションを練り上げよう
　上手い下手がはっきりするのが営業活動や企画会議でのプレゼンテーションだ。下手な人の話はあっちこっちに飛び、とりとめがない。そうならないために、講演経験豊富な中島さんが使っているのが、Ｂ６サイズの京大式カード（京大名誉教授、梅棹忠夫さんの開発）。
　横罫でメモがしやすく、右肩にはタイトル記入欄もある。「カードの一枚一枚に話す内容をひとつずつ書いてゆき、その後、どんな展開が分かりやすいかをイメージして、カードを並べ替えます。そのカードに従いリハーサルし、本番でも持参すれば、順序だって話すことができます」

（６）段取りはカラーペンで
　仕事には、３種類ある。こなす、さばく、省くの３つだ。「こなすは自分でやる優先順位の高い仕事、さばくは優先順位が高くても第三者に回すことができる仕事、省くは当分やらなくてもよい仕事です」。
　中島さんはカラーペンを使い、こなすべき重要な仕事は赤、さばく仕事は青、ルーティンワークは黒、そしてそれぞれの仕事に対するコメントは緑でチェックを入れている。こうすれば一目瞭然で、多忙な中、優先順位に従い仕事をさばいていくことができる。

（７）携帯電話はメモ＋万能手帳と心得よ
　「暗い映画館の中でぱっと浮かんだことは、ペンでメモはできません。そこで、携帯電話で親指でかちゃかちゃ打って、自分のパソコンにメールするんです。こんなとき、とっても便利ですよ」
　ほかにも、携帯の機能には、アドレスやスケジュールの管理、マップ機能や、録音・録画機能もある、うまく使いこなせば、万能手帳になる。
　７つのポイントを明日から実行して差をつけよう！

＜「ウケる！発想術」＞

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