「デジタル小技集」サクサク快適「Googleドキュメント」（上）

　グーグルといえば、いまや検索サイトの代名詞的存在だが、検索以外にも便利な機能をたくさん提供している。そのひとつが「Ｇｏｏｇｌｅドキュメント」。ワープロや表計算、プレゼンテーションソフトの機能をネット上で実現したもので、「オフィス」を販売しているマイクロソフト（ＭＳ）がもっとも神経をとがらせているサービスのひとつだ。数万円のＭＳオフィスを買わずとも無料で利用できるＧｏｏｇｌｅドキュメントの概要と使い方を２週にわたって紹介しよう。

【１】オフィスソフトを無料で利用
　ＭＳオフィスはビジネスの必需品。企画書は「ワード」、計算書は「エクセル」、プレゼンは「パワーポイント」で作られるのが一般的だ。そのため、これらのソフトを持たない人は、メールで企画書などが送られてきても見ることさえできなかった。

　そこで、ＭＳオフィスと互換性を持つ廉価なオフィスソフトも多数販売されてきたが、グーグルはこれをネット上で無料で実現してしまった。ホームページの中にワードやエクセル、パワーポイント風の画面を表示し、その画面上で自由に入力・編集して保存もできる。作ったファイルの保存先はグーグルのサーバーだけでなく、自分のパソコンに残すことも可能。メールなどで送られてきたオフィス形式のファイルをＧｏｏｇｌｅドキュメントで閲覧することもできるので、ＭＳオフィスは不要となる。

【２】グーグル・アカウントを作る
　Ｇｏｏｇｌｅドキュメントを利用するには、まず「Ｇｏｏｇｌｅアカウント」を作成する（無料）。グーグルのサイト右上にある「ログイン」の文字をクリックし、指示にしたがってメールアドレスや国名、８文字以上のパスワードを登録すると、すぐにアカウントが発行される。以後はメールアドレスとアカウントでログインできる。

　アカウントを作れば、Ｇｏｏｇｌｅドキュメント以外にも保存容量の大きいメールソフト「Ｇｍａｉｌ」などが利用できるので、この機会にぜひ作っておこう。

【３】利用は快適、データの共有も可能
　古いパソコンだと、いくつかのソフトを同時に開くと動きが遅くなることがある。だがＧｏｏｇｌｅドキュメントは、ネットの回線速度さえ速ければサクサク快適に利用できる。さすがにＭＳオフィスに比べると機能は少ないが、基本的な閲覧・入力・編集・保存はできるし、印刷も可能だ。

　また、作成したファイル（データ）をネット経由で他の人と共有することもできる。共有方法は「閲覧のみ」や「編集も可能」など相手によって変えられる。

　Ｇｏｏｇｌｅドキュメントは現在利用できるほとんどのブラウザに対応している。またウィンドウズもマックも関係なく利用できるので、互換性という意味ではＭＳオフィスよりはるかに使い勝手がいい。

　具体的な利用方法は来週紹介する。

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