「デジタル小技集」サクサク快適「Googleドキュメント」（下）

　グーグルの「Ｇｏｏｇｌｅドキュメント」は、ワープロや表計算、プレゼンテーションソフトの機能をネット上で利用できるようにしたもの。マイクロソフトの「オフィス」などが入っていないパソコンでも、ネットにつなげば無料でオフィス並みの機能が使える。今週は、その使い方や利用法を紹介しよう。

【１】悩まず使える
　Ｇｏｏｇｌｅドキュメントでデータを作成する場合は、トップページの「Ｎｅｗ」タブから作りたいデータの種類を選ぶ。Ｄｏｃｕｍｅｎｔはワープロ、ＳｐｒｅａｄＳｈｅｅｔは表計算、Ｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎはプレゼンソフトだ。保存用フォルダを新規に作る場合はＦｏｌｄｅｒを選ぶ。

　メールなどで送られてきたオフィス形式のデータを利用したい場合は、右の「Ｕｐｌｏａｄ」タブをクリックし、該当ファイルをＧｏｏｇｌｅドキュメント上にアップすればいい。

　データ作成の操作は、既存のワープロや表計算ソフトなどを使った経験のある人なら悩まずに利用できる。トップページは英語表記だがアイコンが付いているので分かりやすいし、作業ページの画面上部に付いているアイコンも見慣れたものだろう。

　試しに、ワードで作った文書をＧｏｏｇｌｅドキュメントで開いてみた。文字の白抜きや数字の飾り文字は反映されなかったが、レイアウトや文字幅、飾り線などはほとんど変わらず表示できた。Ｇｏｏｇｌｅドキュメントではテキストだけでなく、写真や画像、表の挿入までできるので、仕事にも十分活用できる。

【２】ネット経由で使うとますます便利
　Ｇｏｏｇｌｅドキュメントは、すでにオフィスを持っている人でも活用価値がある。まず考えられるのが外出先での利用。ＩＤとパスワードさえ覚えておけば外出先のパソコンでも自由に利用できる。職場で、ある程度の文書を作りＧｏｏｇｌｅドキュメント上に保存、出張先のホテルや会社で仕上げてプリントアウトできるので、出張にパソコンを持参する必要はない。

　いつも利用するファイルの「ひな形」をＧｏｏｇｌｅドキュメントに保存しておくというのもいい。依頼書・見積書・報告書などのひな形を作って保存しておけば、あとはそのつど手を入れるだけ。自分のパソコンを持ち歩かなくても、自宅や外出先、出張先でいつも通りの作業ができる。

　作成したファイルはパソコン側にダウンロード（保存）できるので、それをメールに添付して送ってもいいし、グーグルのメールサービス「Ｇｍａｉｌ」を使って一度もパソコン側にデータを移すことなくネット上だけでデータ作成→メール送信を行うこともできる。

　これで出張先からの「直行・直帰」ができる。もちろん海外でも利用できるので、海外出張前にあわてることもなくなるだろう。

■「デジタル小技集」サクサク快適「Googleドキュメント」（上）

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