この記事を読む方におすすめの記事
今！気になるレビュー
「年度末 カンタン情報整理術（４）」PCを“私的財産の書庫”に
パソコンを、ワープロやインターネット機能だけに使うのはもったいない。私は大切な資料や蔵書、写真をすべてデジタル化し、ノートパソコンを「知的財産の書庫」にしている。この“書庫”さえ完成すれば年度末だろうが何だろうが、情報整理にあわてることはもうない。本連載の最後に「究極の整理法」を紹介しよう。
■スキャナーで読み取る
資料（書類）を読み取るにはスキャナーが必要。値段は２―５万円だ。書類を１枚ずつ読み取るタイプと、コピー機的なタイプがある。私は本や雑誌など、とじられた資料の読み取りが多いので、後者を使っている。
スキャンした資料をきちんと整理して保存すれば、欲しいときに欲しい情報が検索できる。スキャナーには整理用のソフトが付いているので、このソフトで書類や写真を整理する。
■書類や本はＰＤＦ保存
私の本職は作家だが、資料探しに大半の時間を奪われるため、３０年前から資料整理に着手した。ワープロで取材メモや参考書類のダイジェスト版を作っていたが、スキャナーの普及で書類のデジタル化がラクになり、時間短縮に成功。かくして１万２０００冊の蔵書がわが家から消えた。
スキャンしたデータはＰＤＦ形式にして、必要に応じてＯＣＲ（光学式文字認識）処理しておけば、あとから検索がラクになる。これを分類別フォルダーに整理・保管すれば、電子書類のできあがり。ＰＤＦはすべてのパソコンで読めるから、メールでのやり取りも簡単だ。
■１８万枚の写真をデジタル化
私がスライド写真のデジタル化に着手した数十年前、費用は高額で処理速度も遅かったが、いまは２万円ほどのスキャナーで１０倍以上速くスキャンできる。その結果、約１８万枚の写真デジタル化が完了した。海外などで撮った写真をインターネットで公開したところ、マスコミ関係から貸し出し依頼が来るようになり、いまやレンタル業が副業になっている。
■資料整理は現在から過去へ
現在使っている資料や得意分野の資料、重要な資料などから整理するのがコツ。過去の資料から手がけると途中で飽きてしまい、挫折しやすい。
苦労して集めた趣味の資料や愛蔵書も、自分以外にはゴミ同然。でも、この方法で電子化すれば家はスッキリして家族も喜ぶ。知的財産はすべてノートパソコンに収まるのである。（情報整理研究家・長崎快宏）
「年度末 カンタン情報整理術（１）」机まわり
「年度末 カンタン情報整理術（２）」仕事がスイスイ片付く手帳術
「年度末 カンタン情報整理術（３）」携帯電話を移動オフィスに
