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「年度末 カンタン情報整理術（１）」机まわり
年度末で何かと気ぜわしいこの時期。机の上や引き出しの中はもちろん、手帳のスケジュール欄やメモ欄、パソコンのフォルダ内さえもグチャグチャ状態の人が多いのでは？ けれど、忙しいときだからこそ整理整頓は大切。モノや情報をスッキリ整理し、さわやかに新年度を迎えるための「カンタン情報整理術」を４回にわたってご紹介しましょう。本日は、資料や文具で埋まった机を１時間でサッと片づける方法、教えます。
■不要なペーパー資料を捨てる
まずは、机上を占拠しているペーパー資料の整理から。「保存」か「捨てる」かを選択する。
・捨てる資料…期限切れの古いもの、本文がほかにあるものなど。
・連絡事項…会議、商談のファクス、連絡メモなどは、手帳のスケジュール欄に日時、場所、要項をメモして捨てる。
・雑誌、書籍…雑誌は必要なページだけ切り取り、不要ページは捨てる。書籍は机の引き出し（後述）に保管。
これで、机に半分以上のスペースが生まれる。
■資料は引き出し右下段にファイル
必要な資料が残ったら、分類してファイルに入れる。保管は机の右下段の大きな引き出しに。
ペーパー資料は、縦置き（バーチカルファイリング式）にすると一瞬で引き出せるので、Ａ４のフォルダーファイリングにタイトルを書き、紙製のファイルボックスに収める。
引き出しにはＡ４ファイルボックスが４―５個収納できる。それぞれを（１）重要（２）進行中（３）事務処理（請求書、連絡）（４）その他―などに分類する。フォルダーファイルは１テーマ１ファイルを原則とし、混合しない。
■引き出しと文具整理
書類を整理したら、その他の引き出しと文具の整理。まず、段ボール箱を用意し、引き出しの中の文具を全部移す。その中から必要なモノだけピックアップ。不要品は捨てる。スペアも必要ない。使うものだけを以下の基準で引き出しに入れる。
（１）手前の薄い大きな引き出し…予定表などの大判用紙、定規など長いもの、連絡頻度の高い電話リスト、電卓、電子辞書、メモ用紙など。
（２）右上段の小型引き出し…各種トレイやボール紙で仕切りを作り、筆記具、ホチキス、ゼムクリップ、テープ類、印鑑、のり、ハサミ、名刺を入れる（小物は名刺ケースに入れて整理する）。
（３）中段の中型引き出し…平行仕切り（市販プラ製）を利用し、手前に辞書、参考書籍、ＤＶＤなどを収める。奥は私物スペースとし、洗面具などを小袋に分けて置く。
■机の上は必要なモノだけ
これで、机上に置かれるものはパソコンと電話機、メモ用紙、手帳ぐらいになる。退社時には、机上に何も置かないのが理想だ。
次回は、仕事がはかどる「手帳の使い方」を紹介する。
