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「年度末 カンタン情報整理術（２）」仕事がスイスイ片付く手帳術
身の回りの情報をカンタンにスッキリ整理整頓して、年度末の忙しさを半減させよう。今回は、仕事がスイスイ片付く手帳術をお届けします。
■手帳選びのコツ
仕事の手帳は、小型のシステム手帳が最適。ノートパソコンやケータイの普及で、大ぶりなバイブルサイズは時代遅れ。持ち運びに便利なミニ６穴（ポケット判）のシステム手帳をオススメする。
リフィル（用紙）は極力少なく。私の手帳は（１）スケジュール（年間、週間、１日、ＴｏＤＯ＝備忘録）（２）一般メモ（３）２００字詰め原稿用紙（イラストメモ兼用）のみ。他に使いたい用紙があれば、ワープロソフトなどで自作すればよい。
■使いこなすポイント
（１）最強の業務日誌にする…仕事メモをまめに取っておけば、後の仕事がスムーズにはかどる。たとえば出張時の商談内容（訪問会社の状況、商談相手の特徴など）、交通記録、宿泊先、必要経費などをメモしておけば、次回の出張も余裕。別の人間が出張する際にも役立つ。
（２）まめにメモする…アイデアはシャボン玉のようにすぐ消える。思いついたらすぐメモする。それゆえポケット判システム手帳がオススメ。
（３）ＴｏＤｏリストを活用…その日やるべきことを全部書き出し、重要な順にＡＢＣの３段階に分け、大事な仕事から着手。やり残したら翌日に振りわける。こうすれば急用が入ってもあわてない。
（４）夢リストを作る…欲しいモノや夢をリストアップし、いつまでに欲しいかを書いてイメージトレーニングをすれば、夢は必ず実現する。
（５）個人データバンク…体験は貴重な財産だ。ささいなこともまめにメモする。これを整理し上手に活用すれば、後に強力な武器になる。失敗体験や仕事のヒント、アイデアなどを書きまくり、メモ魔になれ！
（６）整理グッズも大切…メモ済みリフィルは手帳からはずして専用ケース（１００円ショップの紙製でＯＫ）に保管。きちんと整理して、必要なときに引き出して活用する。
■便利な機能
システム手帳の特長は、リフィルの差し替えができること。無料配布されている鉄道路線図やデジカメで撮影した時刻表などをバインドしておけば、いちいち探す無駄な時間が省ける。
２０００―３０００円の専用穴開け器があると便利。ビジネス資料を縮小コピーしたり、趣味の資料（私は足ツボマッサージ図）などをパンチして挟み、常時持ち運ぶ。
次回は「携帯電話を移動オフィスに！」です。
（情報整理研究家・長崎快宏）
