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「デジタル小技」紙1枚に印刷
年度末のこの時期は会議や報告書の提出機会も多い。書類整理をしなければならない時期に、さらに書類を増やすのは本末転倒。効率化のためにも、必要なデータをできる限りＡ４の用紙１枚に収める工夫をしよう。
【１】ソフトの基本機能を使う
ワードやエクセルなどのソフトは、「ファイル」メニューの「印刷設定」で「余白」を調節できる。これを「０」に設定すると用紙の限界まで印刷できる。
印刷前に「印刷プレビュー」機能を利用すると、文字や数字が範囲内に収まっているかを確認できる。はみ出している場合には、プレビュー画面で確認しながら「ページ設定」で調節する。
ワードなら「文字数と行数」タブの「文字数と行数の指定」で、文章量にあわせて文字を詰めることができ、エクセルなら「ページ」のタブの「拡大／縮小」の％を調節して範囲内に収められる。
【２】複数ファイルを１枚に収める
ワードやエクセル、パワーポイントなど別々のソフトで作った複数ファイルを１枚の紙に収めることもできる。４月３日発売の「いきなりＰＤＦプレミアム」（ソースネクスト、３９７０円）は異なるソフトで作ったファイルや写真などを１枚のＰＤＦファイルにまとめたり、必要な部分だけ再編集できるソフトだ。
ＰＤＦや画像をワードやエクセルに貼り付ける機能も備えているので、職場でよく利用されるファイル形式でデータを保存しておくと活用の幅が広がる。
【３】ウェブページを１枚に印刷
ウェブページの印刷に手を焼いている人は多いのではないだろうか。ウェブページは縦に長く、普通に印刷すると複数枚になってしまう。
ウェブページを１枚に印刷する方法として、インターネットエクスプローラの「印刷プレビュー」には「割り付け」機能がある。これは複数のページを上下左右にレイアウトして１枚にプリントする方法だ。
同じウェブブラウザでも「ＦｉｒｅＦｏｘ」の場合は、印刷プレビュー画面で出力サイズの％を選べるので、縦長・横長に関係なく１ページに収めることができる。アドオンと呼ばれるＦｉｒｅＦｏｘ用の機能拡張ソフトの中には、ウェブページをぴったり１枚に収めるものもフリーで配布されている。
ただし、１枚に収めることばかり気にして肝心の文字が読めなくなるようなミスだけは避けてほしい。
