「仕事でMac」（５）　Mailで簡単　個人情報管理効率UP

　パソコンで一番利用されるソフトウエアは、ウェブサイトを閲覧するための「ブラウザ」だが、それとほぼ同じ頻度で使われるのが「メールソフト」。とくに仕事でパソコンを使う場合、メールはブラウザ以上に重要だ。Ｍａｃにも「Ｍａｉｌ」というメールソフトが付いている。単にメールをやり取りするだけでなく、個人情報管理ツールとしても使えるソフトで、仕事の効率アップに役立つ。

　Ｍａｉｌはウィンドウズ用のアウトルック（エクスプレス）やＷｉｎｄｏｗｓメールと同様、複数のアドレス管理や受信メールの振り分け、迷惑メールの判定、ＲＳＳリーダー機能など、メールソフトとして必要十分な機能を備える。

　そのうえで、個人情報管理のためのユニークな機能も備えている。それが「メモ」と「ＴｏＤｏ」だ。

　「メモ」は、自分が作成した覚書を受信メールボックスの一覧に表示する機能。Ｍａｉｌのツールバーにある「メモ」のボタンをクリックすると付箋のような形状の小さなウィンドウが開くので、そこに覚書をメモする。「完了」ボタンをクリックすると、受信メール一覧にメモも表示される。

　パソコンユーザーの中には、自分のための覚書を自分あてにメールする人も多い。パソコンを起動したら、何はなくともまずメールを確認するので、大事なことは自分あてにメールしてメールボックス欄（アウトルックなら「受信トレイ」欄）に表示しておくほうが、手帳などに書き留めるよりずっと気づきやすいからだ。

　Ｍａｉｌのメモ機能は、そうしたパソコンユーザーの習慣を踏まえて採用された機能だ。実は、メモ機能自体はウィンドウズ用のメールソフト「アウトルック」にも備わっている。だが、アウトルックのメモは独立した場所に表示されるため、せっかく入力しても見落とすことが多い。その使いにくさを“改良”したのがＭａｉｌのメモ機能というわけだ。こんなところにもＭａｃとウィンドウズの考え方の違いが垣間見える。

　「ＴｏＤｏ」は、その名の通り備忘録。件名のほかに重要度やアラームを設定でき、完了時には「済」のチェックマークを付けられる。これはメールボックス欄には表示されないが、左のサイドバーに未処理の件数が数字で表示されるので、Ｍａｉｌを開いていれば未処理のＴｏＤｏがいやでも目につく。単純な仕掛けだが、これもアウトルックの備忘録より分かりやすい。

　Ｍａｉｌには、さらにユニークな機能がある。受信したメールの文中に住所や電話番号、日時などが書いてある場合、マウスのポインタを近づけると端に▽マークが現れる。それをクリックするとメニューが表示され、住所や日時をアドレスブック（住所録ソフト）やｉＣａｌ（予定表ソフト）に簡単に取り込めるほか、住所をネット上の地図に表示することもできるのだ。

　われわれがパソコンで行う仕事の大半は、受け取ったメールの処理に費やされている。その作業は返信だけでなく、送られてきた会議予定を手帳に書き込んだり、送信者のアドレスを住所録ソフトに登録するといったものも多い。Ｍａｉｌの開発者は、そうした作業内容をきちんと把握し、ユーザーがもっとも使いやすい形で機能を提供している。こうした細かい配慮がＭａｃ全体の使いやすさにつながっているのだろう。

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　いまや仕事の予定のほとんどはメールで届く。上の記事でも書いたように、Ｍａｃのメールソフト「Ｍａｉｌ」には、メール文中にある仕事の日時をそのまま予定表ソフト「ｉＣａｌ」に取り込む機能がある。これを利用しない手はない。

　ｉＣａｌはＭａｃに標準で付いているスケジュール管理ソフト。ウィンドウズ用の「アウトルック」などと同様、入力した予定を日・週・月で表示できる。なかでも週表示は、最近の手帳でもはやりのバーチカル式（縦表示の時間軸方式）で予定を直感的に把握しやすい。

　ｉＣａｌの週表示画面にはさらに一工夫があり、現在時刻の部分に赤いピンの付いた横線が表示される。これにより、今後の自分にどんな予定があるのかが瞬時が判断できる。細かいことだが、これも使い勝手を向上させる配慮のひとつだ。

　予定をダブルクリックするとポップアップウィンドウが開き、入力や編集ができる。件名が大きく表示されるので閲覧も編集もしやすい。必要ならば時に大胆とも思えるほど文字を大きくする―。こうした点も、ユーザーの使い勝手を第一に考えるＭａｃらしい発想だ。

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